Quality Manager for Rail Industry Complaints

Ausgangslage:

Ein mittelständischer Zulieferer sicherheitsrelevanter Komponenten für den Schienenverkehr baut sein Qualitätsmanagement neu auf. Unsere Kunden sind Verkehrsbetriebe und Fahrzeughersteller, die eine zügige und verlässliche Rückmeldung zu ihren Reklamationen erwarten. Genau hier wollen wir deutlich besser werden. Zusätzlich ist ein Rückstand an offenen Vorgängen abzubauen. Der Sollprozess ist erarbeitet und entschieden, die Umsetzung läuft an. Gesucht wird operative Verstärkung, die Fälle eigenständig durchzieht und gegenüber dem Kunden eine verlässliche Stimme ist.

Deine Aufgaben:

Du bist für deine Fälle der Ansprechpartner des Kunden. Du bestätigst den Eingang, hältst zugesagte Termine ein, meldest dich auch dann, wenn es nichts Neues gibt, und sorgst dafür, dass der Kunde nie nachfragen muss, um einen Status zu erfahren.

Du führst die Kommunikation in eskalierten Fällen, schriftlich und telefonisch, deutsch und englisch, sachlich und ohne Ausflüchte, bis hin zu Gesprächen mit dem technischen Ansprechpartner beim Kunden und gelegentlichen Terminen vor Ort.

Du erstellst die Rückmeldung an den Kunden zu Ursache, Maßnahme und Wirksamkeit so, dass sie ohne Nachfrage verständlich ist, und verantwortest den Befundbericht als Dokument, das der Kunde bekommt.

Du bearbeitest Kundenreklamationen eigenständig von der Aufnahme bis zum Abschluss, einschließlich Eindämmung, Ursachenanalyse und Wirksamkeitsnachweis.

Du baust den Rückstand an offenen Vorgängen ab, gemeinsam mit dem internen Team und nach gemeinsam festgelegter Priorisierung.

Du führst 8D-Prozesse bei Serien- und Wiederholfehlern, mit Fertigung, Konstruktion und Lieferanten.

Du dokumentierst sauber im ERP-System, einschließlich Fehlerklassifizierung und Zuordnung zu Baugruppe und Lieferant, damit die Fälle auswertbar werden.

Du wirkst beim Anlauf des neuen Reklamationsprozesses mit, also mitarbeiten statt begleiten.

Was wir nicht suchen:

Kein weiteres Konzept und keine Prozessberatung. Die Sollprozesse sind beschrieben, die Entscheidungen getroffen. Gesucht ist jemand, der Fälle abarbeitet, mit Kunden spricht und dabei zeigt, dass der Prozess trägt.

Dein Profil

Mehrjährige operative Erfahrung in Reklamations- oder Kundenqualitätsmanagement in einem produzierenden Unternehmen, idealerweise mit sicherheitsrelevanten Produkten.

Nachweisliche Souveränität in der direkten Kundenkommunikation, auch wenn der Kunde verärgert ist, und die Fähigkeit, technische Sachverhalte für den Empfänger verständlich zu formulieren.

Sehr gutes Deutsch und verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift.

Sicher in 8D, Ishikawa und 5 Why, nicht als Schulungswissen, sondern aus der Anwendung an realen Fällen.

Technisches Verständnis für mechanische und hydraulische Baugruppen, Lesen technischer Zeichnungen, Umgang mit Messergebnissen.

Routine in SAP, idealerweise im Qualitätsmodul mit Qualitätsmeldungen.

Erfahrung aus der Bahnindustrie oder mit ISO 22163 ist von Vorteil. Automotive-Erfahrung ist ausdrücklich willkommen, wenn du die Übertragbarkeit konkret darlegst.

Rahmen

Umfang fünf Tage pro Woche, überwiegend vor Ort in Ostwestfalen, da Befundung und Abstimmung Präsenz erfordern. Teile der Dokumentation und Kundenkommunikation können remote erfolgen. Start zeitnah, zunächst drei bis sechs Monate mit Option auf Verlängerung. Bitte nenne deinen Tagessatz und deine früheste Verfügbarkeit.

Was wir von dir in der Bewerbung brauchen

Zwei bis drei konkrete Fälle aus deiner Praxis, jeweils mit Fehlerbild, deiner Rolle, dem Vorgehen und dem Ergebnis. Beschreibe dabei ausdrücklich, wie du den Kunden durch den Fall geführt hast. Dazu eine kurze Einschätzung, wie du an einen Rückstand von rund 150 offenen Vorgängen herangehen würdest, ohne die laufende Kundenbetreuung zu vernachlässigen. Ein Lebenslauf allein reicht nicht.

Erwartetes Ergebnis

Kunden, die zu ihren Fällen verlässlich und verständlich informiert werden, ein spürbar reduzierter Rückstand, nachvollziehbar dokumentierte Fälle mit belastbarer Fehlerklassifizierung und ein Reklamationsprozess.