Hauling Ticket & Billing Coordinator

I’m looking for dependable help keeping our hauling paperwork and billing cycle running smoothly from the moment a driver hands in a ticket to the day a customer’s payment posts.

Day-to-day you will:
• Receive scanned hauling tickets, upload them to our shared Google Drive, and file them into the correct customer- and project-specific folders.
• Verify that each ticket is complete and legible, follow up with drivers whenever information is missing or unclear, then mark tickets as “ready.”
• Turn completed ticket sets into invoices that clearly display the customer’s name, project location or job number, and any other identifiers we provide. (If you already capture itemized details or payment terms, that’s a plus, but the customer and project data are mandatory.)
• Cross-check every invoice against its ticket bundle before sending, then log the invoice number, date, and total in our billing tracker.
• Prepare weekly driver or vendor checks once invoices are approved, update the payout log, and flag any discrepancies.
• Monitor outstanding invoices, record incoming payments, and keep our billing records current so weekly reconciliations are quick and clean.

Accuracy and consistent file naming are critical; beyond that, I value clear written communication and a proactive attitude.

If you have experience with cloud-based document management and small-business accounting tools, let me know—just outline your workflow and how you would tackle the first week’s batch of tickets.

Estoy buscando una persona responsable y confiable que nos ayude a mantener organizado y eficiente todo nuestro proceso de documentación y facturación de transporte, desde el momento en que un chofer entrega un ticket hasta que recibimos y registramos el pago del cliente.

Especialista en Facturación y Contabilidad

Responsabilidades diarias:

• Recibir los tickets de acarreo escaneados, subirlos a nuestro Google Drive compartido y archivarlos correctamente en las carpetas correspondientes de cada cliente y proyecto.

• Verificar que cada ticket esté completo y sea legible. Dar seguimiento con los choferes cuando falte información o algún dato no esté claro y, una vez verificado, marcar el ticket como “listo”.

• Convertir los grupos de tickets completados en facturas que muestren claramente el nombre del cliente, la ubicación del proyecto o número de trabajo, así como cualquier otro dato de identificación que proporcionemos. Si ya tienes experiencia incluyendo detalles desglosados o términos de pago, es un plus; sin embargo, la información del cliente y del proyecto es obligatoria.

• Verificar cada factura contra los tickets correspondientes antes de enviarla. Después, registrar el número de factura, la fecha y el total en nuestro control de facturación.

• Preparar semanalmente los cheques de choferes o proveedores una vez que las facturas hayan sido aprobadas, actualizar el registro de pagos y reportar cualquier discrepancia.

• Dar seguimiento a las facturas pendientes de pago, registrar los pagos recibidos y mantener nuestros registros de facturación actualizados para que las conciliaciones semanales sean rápidas y organizadas.

La precisión y el uso consistente de nombres y formatos para los archivos son fundamentales. Además, valoramos una comunicación escrita clara, organización y una actitud proactiva.

Si tienes experiencia trabajando con sistemas de administración de documentos en la nube y programas de contabilidad para pequeñas empresas, nos gustaría saberlo. Cuéntanos brevemente cuál es tu método de trabajo y cómo organizarías y procesarías el primer lote semanal de tickets.