ERP Odoo Community pour Pharmacie Kossodo

Mise en place d’un ERP Odoo Community (OCA) pour Pharmacie Kossodo
1. Objet du projet
La pharmacie Kossodo souhaite mettre en place un système ERP complet basé sur Odoo Community (OCA) pour gérer l’ensemble de ses opérations : comptabilité, gestion des stocks, facturation, assurance, RH & paie, gestion documentaire, site web, reporting et intégration avec une plateforme de vente externe.
Le système doit être bilingue (français/anglais), sécurisé, évolutif et adapté aux besoins spécifiques d’une pharmacie.
Le prestataire est responsable de proposer l’architecture, les modules, les personnalisations et les méthodes nécessaires pour répondre aux besoins fonctionnels décrits ci-dessous.
2. Périmètre du projet
2.1 Installation & Configuration de l’ERP
Le prestataire doit fournir :
• Une installation complète d’Odoo Community (OCA)
• Une configuration bilingue FR/EN
• L’intégration des modules nécessaires aux opérations de la pharmacie
• Les personnalisations requises pour répondre aux besoins métier
• La mise en place des accès utilisateurs et des rôles
Le prestataire propose les modules, frameworks, connecteurs ou développements nécessaires.
3. Exigences fonctionnelles
3.1 Comptabilité & Finance
Le système doit permettre :
• Gestion du plan comptable (FR/EN)
• Journaux, taxes, exercices comptables
• Gestion des clients et fournisseurs
• Gestion des banques et caisses
• Import des soldes d’ouverture
• Rapprochements comptables
• États financiers et reporting
• Personnalisation du module comptable selon les besoins de la pharmacie
• Gestion complète de la facturation assurance/tiers payant :
o Gestion des partenaires assurance
o Génération des dossiers de prise en charge
o Suivi des remboursements
o Gestion des rejets
o Suivi des créances assurance
o Reporting assurance
Le prestataire propose la méthode d’implémentation.
3.2 Gestion de stock & inventaire
Le système doit permettre :
• Gestion des lots
• Gestion des dates d’expiration
• Gestion des emplacements (incluant stockage froid)
• Valorisation du stock
• Règles de réapprovisionnement
• Catalogue produits avec attributs pharmacie
• Inventaires et ajustements
• Import du stock initial
Le prestataire propose la solution adaptée.
3.3 Ventes, POS & Facturation
Le système doit permettre :
• Gestion des ventes pharmacie
• Gestion des clients (nommés ou OTC)
• Facture standardisée incluant :
o QR code
O branding pharmacie
o Mise en page adaptée assurance
• Gestion des moyens de paiement
• Intégration automatique avec comptabilité et stock
Le prestataire propose le design de la facture et le flux de facturation.
3.4 Ressources humaines & Paie
Le système doit permettre :
RH
• Fiches employés
• Contrats
• Rôles et permissions
• Gestion des présences
• Gestion des congés
• Gestion de l’absentéisme
• Archivage des documents RH
Paie
La paie doit gérer :
• CNSS
• Impôts
• Provisions pour congés
• Accruals (jours et montants)
• Heures supplémentaires
• Indemnités et retenues
• Génération mensuelle de la paie
• Intégration comptable
• Reporting paie
Le prestataire propose les règles de paie et leur paramétrage.
3.5 Facturation Assurance / Verticale Pharmacie
Le système doit permettre :
• Gestion des partenaires assurance
• Workflow ordonnance → délivrance → facturation
• Génération des dossiers d'assurance
• Suivi des remboursements
• Gestion des rejets
• Reporting assurance
• Intégration comptable et BI
Le prestataire propose l’approche (module existant ou développement).
3.6 Gestion documentaire
Le système doit permettre :
• Stockage cloud des documents
• Contrôle d’accès par rôle
• Catégorisation des documents :
O Assurance
O Fournisseurs
O RH
o Conformité pharmacie
• Intégration avec les modules RH, comptabilité, stock
Le prestataire propose la solution de stockage ainsi que les règles d’accès.
3.7 Site Web & Réseaux Sociaux
Le système doit permettre :
• Site web bilingue (FR/EN)
• Structure SEO de base
• Pages :
O Accueil
O Produits
o Services
o Contact
O Horaires
• Intégration réseaux sociaux :
O Facebook
O Instagram
O TikTok
o X (Twitter)
Le prestataire propose la méthode d’intégration.
3.8 Emails & Domaine
Le projet inclut :
• Domaine : pharmaciekossodo.com
• Création de :
o 6 boîtes email
o 4 alias
O 1 compte administrateur
• Configuration de la délivrabilité email
• Intégration avec Odoo
Le prestataire propose la solution par e-mail.
3.9 KPI, BI & Intégration Plateforme de Ventes Externe
A. KPI & BI
Le système doit fournir des tableaux de bord pour :
• Comptabilité
• Cashflow
• Assurance
• Créances clients et assurances
• Fournisseurs
• Stock (valorisation, expirations)
• RH (absentéisme, congés, paie, CNSS, impôts, provisions)
• Gestion générale
Le prestataire propose la structure des KPI et des dashboards.
B. Intégration de la plateforme de ventes externe
Les ventes sont effectuées sur une plateforme externe. Le système doit intégrer ces ventes dans Odoo.
Le prestataire doit proposer une des trois approches :
Option 1 — Synchronisation automatique
Synchronisation des ventes avec :
• Produits
• Quantités
• Taxes
• Paiements
• Clients (si applicable)
• Mobile Money Wallet (Orange Money, Wave)
Option 2 — Import structuré
Import périodique des ventes via :
• Fichiers ou rapports
• Mapping produits/taxes/paiements
• Intégration comptable et stock
• Gestion des erreurs
Option 3 — Approche hybride
Combinaison synchro + import.
Le prestataire propose la méthode.
C. Exigences d’intégration
Le système doit permettre :
• Consolidation des ventes externes dans la comptabilité
• Consolidation dans les KPI/BI
• Consolidation dans la valorisation stock
• Rapprochement entre Odoo et la plateforme externe
• Détection des écarts
• Auditabilité des données importées ou synchronisées
4. Données à fournir par la pharmacie Kossodo
Comptabilité
• Plan comptable (FR/EN)
• Balance de clôture
• Factures clients ouvertes
• Factures fournisseurs ouvertes
• Soldes bancaires et caisses
Stock
• Liste produits
• Stock initial
• Lots
• Dates d’expiration
• Coûts unitaires
Entreprise
• Nom légal
• Nom commercial
• Adresse
• Téléphone
• Numéro fiscal
• RCCM
• Logo
• Dates exercice fiscal
Opérations
• Journaux utilisés
• Date de bascule (cutover)
• Emplacements de stockage
• Liste fournisseurs + conditions
• Modèle de facturation clients
• Liste utilisateurs + rôles
Site Web
• Textes
• Photos
• Horaires
• Contacts
Toutes les données doivent être alignées sur une même date de bascule.
5. Livrables
5.1 Livrables Système
• ERP complet et fonctionnel
• Modules installés
• Personnalisations réalisées
• Facture QR code
• Assurance opérationnelle
• RH & paie opérationnelles
• Site web en ligne
• Réseaux sociaux connectés
• Stock opérationnel
• Emails opérationnels
• KPI/BI configurés
• Intégration plateforme externe opérationnelle
5.2 Documentation
• Manuel utilisateur (FR/EN)
• Manuel administrateur
• Documentation technique des personnalisations
• Documentation migration des données
5.3 Formation
• Comptabilité
• Stock
• POS
• Assurance
• RH & paie
• Site web
• Documents
• KPI/BI
• Intégration ventes externes
5.4 Support
• Support au démarrage
• Support postdéploiement (durée proposée par le prestataire)
6. Responsabilités du Prestataire
Le prestataire doit :
• Proposer l’architecture
• Proposer les modules et développements
• Proposer le plan projet
• Proposer la stratégie de migration
• Proposer la stratégie de test
• Proposer la stratégie de formation
• Proposer le modèle de support
• Fournir un devis détaillé
• Fournir des références (idéalement pharmacie/santé).
7. Critères d’évaluation
• Compréhension du besoin
• Méthodologie proposée
• Expérience Odoo Community / OCA
• Expérience secteur pharmacie/santé
• Qualité des personnalisations proposées
• Délais
• Coût
• Modèle de support
• Références